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3510地區活動-專屬社的活動報名系統

配合2021-22 年會主委Cindie 的要求,著手規劃了提供給社執秘活動線上報名的系統。
因為RYLA的報名許多社反映,除了目前個人線上報名外,也建議同時開放讓社統一報名繳款的方式進行。

因此提前進行開發修改,目前已完成測試。


首先你必須完成在RID3510的註冊,並申請為執秘的身分才可以進行此作業。

流程如下

登入地區網站後可以透過以下連結進入[地區活動]或進入社團管理時選擇活動管理下的地區活動皆可。

https://www.rid3510.org/Account/ActEvent.html


選擇你要進行報名的活動。

進入團報的頁面

在這裡你可以單筆新增或使用EXCEL範本整批匯入(注意有些選項必須調整跟單筆新增的文字相同)


如果該活動有開放個人報名,建議你幫忙新增前可以看一下是否有些人已完成報名。避免重複。
完成報名人員維護後(不限人數,但都會使用你的社代理報名),核對一下應繳費的金額(如果需要繳錢的話)。
執秘須完成匯款後,再進行回報 匯款日期與匯款帳號後5碼。未繳款送出回報前你都可以修改刪除。

回報後就算完成活動的報名第一階段。此時報名資料就會到代確認清單中。
系統會通知財務進行入帳確認。完成確認就會在已繳款的清單內。


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2023-24年度-社例會活動報名功能開放

 為讓扶輪地區社務e化往前推動,讓更多的社友能利用地區網站取得正確資訊,並可以協助舉辦大小型活動,針對每次的扶輪活動線上報名都在不斷的改善。 去年接任啟禾社的節目出席主委,也藉此將出席社例會活動報名將它整合最常用的社LINE群組通知與社員名單對應,開發適合各社使用的例會活動報名系統。 此次系統開發為給各社使用,所以將規劃由使用社申請付費。(暫定 每年 $2500元) 這系統經半年多啟禾社的使用與調整修改,已經可穩定使用。 為推廣社務E化,2023-24 年開放給願意嘗試的社免費使用一年,也歡迎回饋使用意見與改善建議,一同改善例會活動報名系統的效率與方便記錄,讓社務運作可以更聰明。 目前已經發佈於系統執秘選單,可直接使用。 首次作業需要配合的程序如下:  1.完成後台社友名單建立。   [注意:一般例會報名預設只能社員報名,社員可以攜伴親友。另可設定此例會開放非社友報名,則需要將報名連結貼給對方。] 2.協助社友LINE登入地區網站並對應綁定社員資料。 [綁定後下次直接就可直接登入完成報名。] 3.綁定社的LINE群組通知。 [請選社的群組,機器人會推播通知到這群組] 例會活動公告作業  4.建立社的例會活動,預覽沒問題發佈。 5.首次觸發通知社的LINE 群組 6.只要有社友完成報名就會在LINE 群組通報,並可檢視及時出席率。 如果執秘們有操作使用設定問題可以請教 高雄啟禾扶輪社 Chinwen 或 本社執秘 Bailey

年度地區組織團隊建立-新年度籌備管理系統(一)

年度地區組織團隊建立-新年度籌備管理系統建立 第一階段 2021-22年度 有執秘與社友反映,當年度中因為次年度的團隊也會於下半年展開相關準備工作。會有相關的作業需要提供給訓練會或是要造冊,發文等。 但目前地區網站系統與功能僅提供給當屆總監團隊紀錄使用,這些資料到每年6月份時,我們再將這些資料整理一次匯入系統,在7/1就職呈現。 2022-23年度 開始透過其他委員與執秘意見,並了解籌備工作可能的運行和流程。先規劃將籌備工作也納入地區e化功能範疇。也因為2次的年會報名,各社執秘的幫忙,已經將地區所有社的社員完成建檔達90%。相信整合開發這些管理系統可以讓地區與社的社務工作事半功倍。 透過訓練會與DTA與社友的交流後,更加快了規劃的腳步。趁這次2023-24新團隊的組織資料建置,讓第一個開發的功能,地區年度組織團隊建檔作業可以先完成,請 執秘 貝伊詢問一下執秘的意見,並由自己與他模擬籌備處主任與主委角色操作完成團隊的建立。 這次主要功能不是以往將整理好的團隊名單EXCEL直接匯入呈現。而是透過以下流程讓系統可以協助新年度時一步步完成組織團隊建立。 1.建立新年度的組織(不影響既有年度職務)    職務資料參照往年,列出各大委員會職務供勾選,確認年度組織職務。如果有新職務需要加入可以提出我們協助加入即可。 2.可由上面勾選的每個地區職務選入社友(整合各社社員資料)             3.新年度的地區團隊人員(社友)資料可由各社執秘後台直接維護(或由社友註冊綁定後自己維護)。如果該社友資料沒有變更完成組織與人的選入後,可匯出所需的EXCEL格式提供相關資料供印刷或造冊用。可減少執秘反覆提供資料與收集整理校對資料的工作。 這次配合地區年度團隊的開發應用導入,規劃8月份後也將社年度組織團隊建立起來提供各社建立自己的年度組織。這些功能預計於 2023-24 年度會提供給 2024-25年度籌備會使用。 請各社執秘支持幫忙正確與即時維護社員資訊,讓地區社務運作與e化可以更順暢。 系統部署實際運行後,也會針對執行操作人員回饋與實際需求,延續開發補上新功能給大家。 新年度新功能導入,也提供開發緣由給大家。

年度社組織建立管理推動說明

2023-24年度 將地區E化從活動紀錄推廣,開始進入地區行政與社務的整合。 將所有未來三年可能的地區與社務運行和流程。規劃納入地區e化功能範疇。 如下圖示意 如屬上半部整合地區相關的功能由地區經費統籌支付,社使用無須繳納。 社組織建檔(後台): [屬整合地區社務] 完成建檔後,將可提供整合社網站,同步呈現社員正確資料,如有補入可公開職業名錄資料,亦可整合職業服務提供相關查詢服務與協助產出社員名錄電子檔。 對外地區提供社網站 [社使用] 僅公開 提供相片、社員姓名與同意公開的職業名錄(未提供則不呈現)。 另也提供例會管理與出席調查系統供社進行例會調查報名管理。此功能為 [社務管理] 所開發使用,簡化報名統計與公告。 各扶輪社 [社務、例會、帳務管理] 將依照使用各社訂定分攤,推廣期間2023-24年度免費使用,明年依照今年雲端使用量與計費,進一步計算未來各社預計分攤費用進行收費。