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3510地區活動-專屬社的活動報名系統

配合2021-22 年會主委Cindie 的要求,著手規劃了提供給社執秘活動線上報名的系統。
因為RYLA的報名許多社反映,除了目前個人線上報名外,也建議同時開放讓社統一報名繳款的方式進行。

因此提前進行開發修改,目前已完成測試。


首先你必須完成在RID3510的註冊,並申請為執秘的身分才可以進行此作業。

流程如下

登入地區網站後可以透過以下連結進入[地區活動]或進入社團管理時選擇活動管理下的地區活動皆可。

https://www.rid3510.org/Account/ActEvent.html


選擇你要進行報名的活動。

進入團報的頁面

在這裡你可以單筆新增或使用EXCEL範本整批匯入(注意有些選項必須調整跟單筆新增的文字相同)


如果該活動有開放個人報名,建議你幫忙新增前可以看一下是否有些人已完成報名。避免重複。
完成報名人員維護後(不限人數,但都會使用你的社代理報名),核對一下應繳費的金額(如果需要繳錢的話)。
執秘須完成匯款後,再進行回報 匯款日期與匯款帳號後5碼。未繳款送出回報前你都可以修改刪除。

回報後就算完成活動的報名第一階段。此時報名資料就會到代確認清單中。
系統會通知財務進行入帳確認。完成確認就會在已繳款的清單內。


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扶輪社財務報表說明

 為提升社的e化作業,並將財務的管理與透明化開發整合性的帳務系統,希望透過系統可以簡化執秘記帳管理帳務的工作,也可以及時將帳務即時公告透明化。 2024-25 年度將完成開發的帳務系統釋出提供給各社申請使用。這是給社專屬使用的系統,所以會由社支付相關雲端使用費。 預計 2024-25 收集所有使用意見,調整讓它更完善,也讓社長、秘書、財務能更快更容易地掌握社的財務狀況。 所以 2024-25 年度使用不收開通費與使用費。 2025-26 年度才開始收費。 先簡單介紹幾個開放給社友的報表。這些報表提供給每次理事會時可以檢視與討論參考用。 1.年度預算表:     這是籌備會時,由社長與五大主委根據社員人數,未來一年活動與行政支出編列出的預計收支表。      實際收入與支出則是由年度發生時各項憑證入帳後所產生的決算數字。      理事會時可以看出各項服務執行的預算支用變化知道計畫進度。 2.日記表(簿):       用日期序的流水帳,採現金制入帳。 3.零用金:       支出時可選擇支出來源為銀行或零用金,零用金採用定額撥補制度,每月撥補到定額(1~10萬,各社規定),社團法通常限定超過 1萬元的支出不能用現金支付。 4.紅箱:          來賓或是社友所捐贈給的資料,依年度為清單,可以查略所有紅箱與入帳紀錄。 5.應收帳款: [預計 9月份掛上]          列出社員應繳未繳清單與金額,列為應收帳款。作為理事會催繳依據。 6.銀行收支:[預計 9月份掛上]          列出銀行存款存款科目所有的往來交易,與結餘。提供核對銀河存摺使用。 2024-25 年度擔任 社財務職務,感謝 啟禾扶輪社 理事會支持帳務e化,得以順利開發本系統。 3510地區各社對社導入財務系統有興趣的 社,歡迎跟我聯絡,協助開通使用。  

年度社組織建立管理推動說明

2023-24年度 將地區E化從活動紀錄推廣,開始進入地區行政與社務的整合。 將所有未來三年可能的地區與社務運行和流程。規劃納入地區e化功能範疇。 如下圖示意 如屬上半部整合地區相關的功能由地區經費統籌支付,社使用無須繳納。 社組織建檔(後台): [屬整合地區社務] 完成建檔後,將可提供整合社網站,同步呈現社員正確資料,如有補入可公開職業名錄資料,亦可整合職業服務提供相關查詢服務與協助產出社員名錄電子檔。 對外地區提供社網站 [社使用] 僅公開 提供相片、社員姓名與同意公開的職業名錄(未提供則不呈現)。 另也提供例會管理與出席調查系統供社進行例會調查報名管理。此功能為 [社務管理] 所開發使用,簡化報名統計與公告。 各扶輪社 [社務、例會、帳務管理] 將依照使用各社訂定分攤,推廣期間2023-24年度免費使用,明年依照今年雲端使用量與計費,進一步計算未來各社預計分攤費用進行收費。

年度地區組織團隊建立-新年度籌備管理系統(一)

年度地區組織團隊建立-新年度籌備管理系統建立 第一階段 2021-22年度 有執秘與社友反映,當年度中因為次年度的團隊也會於下半年展開相關準備工作。會有相關的作業需要提供給訓練會或是要造冊,發文等。 但目前地區網站系統與功能僅提供給當屆總監團隊紀錄使用,這些資料到每年6月份時,我們再將這些資料整理一次匯入系統,在7/1就職呈現。 2022-23年度 開始透過其他委員與執秘意見,並了解籌備工作可能的運行和流程。先規劃將籌備工作也納入地區e化功能範疇。也因為2次的年會報名,各社執秘的幫忙,已經將地區所有社的社員完成建檔達90%。相信整合開發這些管理系統可以讓地區與社的社務工作事半功倍。 透過訓練會與DTA與社友的交流後,更加快了規劃的腳步。趁這次2023-24新團隊的組織資料建置,讓第一個開發的功能,地區年度組織團隊建檔作業可以先完成,請 執秘 貝伊詢問一下執秘的意見,並由自己與他模擬籌備處主任與主委角色操作完成團隊的建立。 這次主要功能不是以往將整理好的團隊名單EXCEL直接匯入呈現。而是透過以下流程讓系統可以協助新年度時一步步完成組織團隊建立。 1.建立新年度的組織(不影響既有年度職務)    職務資料參照往年,列出各大委員會職務供勾選,確認年度組織職務。如果有新職務需要加入可以提出我們協助加入即可。 2.可由上面勾選的每個地區職務選入社友(整合各社社員資料)             3.新年度的地區團隊人員(社友)資料可由各社執秘後台直接維護(或由社友註冊綁定後自己維護)。如果該社友資料沒有變更完成組織與人的選入後,可匯出所需的EXCEL格式提供相關資料供印刷或造冊用。可減少執秘反覆提供資料與收集整理校對資料的工作。 這次配合地區年度團隊的開發應用導入,規劃8月份後也將社年度組織團隊建立起來提供各社建立自己的年度組織。這些功能預計於 2023-24 年度會提供給 2024-25年度籌備會使用。 請各社執秘支持幫忙正確與即時維護社員資訊,讓地區社務運作與e化可以更順暢。 系統部署實際運行後,也會針對執行操作人員回饋與實際需求,延續開發補上新功能給大家。 新年度新功能導入,也提供開發緣由給大家。