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3510地區網站註冊與各社社員資料維護作業-[執秘篇一]

 配合2021-22年度,地區網站 3510地區扶輪職業服務啟動,藉此鼓勵地區社友註冊地區網站。並提供執秘審核註冊社友與維護社友職務身分相關功能。
本篇特別說明執秘註冊與相關的功能與操作:
一、執秘註冊

首先你可到3510地區網站,點選一下右上方人頭的圖示,你就可以進入登入作業。
系統支援使用 LINE 快速登入。你可以直接透過 LINE完成帳號註冊。如果你沒有LINE帳號,也可以使用EMAIL 註冊驗證登入。


完成帳號註冊先填寫你的基本資料
1.雖然你不是註冊社友,但系統需要知道你的所屬社。所以請選擇扶輪社友身分。並選擇3510與你所屬的社。
2.依序填寫你的姓名與暱稱、聯絡方式。[會用在社公開聯絡人]
3.完成後可以點選儲存更新你的資料。
4.你的資料將會送審是否為執秘資格。24H 後才會生效可以執行社員的管理與維護。


5.你可以驗證加入 LineNotify 的通知。[未來會有相關註冊或活動的通知]

 

二、社友註冊審核

執秘第一個完成的功能就是註冊社友的審核。為我們地區的社友權益把關。因為地區相關免費或付費的服務。會有地區社友的優惠與功能。我們將會由各社執秘來負責確認註冊的帳好是否為該社的準社友。如果不是,請協助將該帳號移除該社,協助我們維護地區社友的權益,



三、社員資料維護

為了讓社的資料完整與結合未來線上報名與社資料整合,系統增加了由執秘協助維護社員資料(不論是否註冊)。

執秘可批次新增您的社友資料,並協對應已註冊的社友。上面姓名紅色為未對應註冊
1.你可以下拉對應上面已註冊的社友帳號,完成社友的資料完整。未註冊的可以輔導他註冊,先不對應。
  2.你可以進行維護每位社友最新年度的社或地區職務。



以上資料將會應用到地區組織與團隊介紹


四、社基本資料維護
我們將另開發社基本資料維護作業,提供給各社維護使用。資料將會對應到地區網站的社資料。


五、其他開發應用
提高註冊率與有了完整社友資料,系統可開發相關活動線上報名,通知與更多的應用軟體。協助社與地區的行政e化往前邁進。
有相關功能開發完成,將會不定期預告通知大家。建立有效能的扶輪。

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2023-24年度-社例會活動報名功能開放

 為讓扶輪地區社務e化往前推動,讓更多的社友能利用地區網站取得正確資訊,並可以協助舉辦大小型活動,針對每次的扶輪活動線上報名都在不斷的改善。 去年接任啟禾社的節目出席主委,也藉此將出席社例會活動報名將它整合最常用的社LINE群組通知與社員名單對應,開發適合各社使用的例會活動報名系統。 此次系統開發為給各社使用,所以將規劃由使用社申請付費。(暫定 每年 $2500元) 這系統經半年多啟禾社的使用與調整修改,已經可穩定使用。 為推廣社務E化,2023-24 年開放給願意嘗試的社免費使用一年,也歡迎回饋使用意見與改善建議,一同改善例會活動報名系統的效率與方便記錄,讓社務運作可以更聰明。 目前已經發佈於系統執秘選單,可直接使用。 首次作業需要配合的程序如下:  1.完成後台社友名單建立。   [注意:一般例會報名預設只能社員報名,社員可以攜伴親友。另可設定此例會開放非社友報名,則需要將報名連結貼給對方。] 2.協助社友LINE登入地區網站並對應綁定社員資料。 [綁定後下次直接就可直接登入完成報名。] 3.綁定社的LINE群組通知。 [請選社的群組,機器人會推播通知到這群組] 例會活動公告作業  4.建立社的例會活動,預覽沒問題發佈。 5.首次觸發通知社的LINE 群組 6.只要有社友完成報名就會在LINE 群組通報,並可檢視及時出席率。 如果執秘們有操作使用設定問題可以請教 高雄啟禾扶輪社 Chinwen 或 本社執秘 Bailey

扶輪社財務報表說明

 為提升社的e化作業,並將財務的管理與透明化開發整合性的帳務系統,希望透過系統可以簡化執秘記帳管理帳務的工作,也可以及時將帳務即時公告透明化。 2024-25 年度將完成開發的帳務系統釋出提供給各社申請使用。這是給社專屬使用的系統,所以會由社支付相關雲端使用費。 預計 2024-25 收集所有使用意見,調整讓它更完善,也讓社長、秘書、財務能更快更容易地掌握社的財務狀況。 所以 2024-25 年度使用不收開通費與使用費。 2025-26 年度才開始收費。 先簡單介紹幾個開放給社友的報表。這些報表提供給每次理事會時可以檢視與討論參考用。 1.年度預算表:     這是籌備會時,由社長與五大主委根據社員人數,未來一年活動與行政支出編列出的預計收支表。      實際收入與支出則是由年度發生時各項憑證入帳後所產生的決算數字。      理事會時可以看出各項服務執行的預算支用變化知道計畫進度。 2.日記表(簿):       用日期序的流水帳,採現金制入帳。 3.零用金:       支出時可選擇支出來源為銀行或零用金,零用金採用定額撥補制度,每月撥補到定額(1~10萬,各社規定),社團法通常限定超過 1萬元的支出不能用現金支付。 4.紅箱:          來賓或是社友所捐贈給的資料,依年度為清單,可以查略所有紅箱與入帳紀錄。 5.應收帳款: [預計 9月份掛上]          列出社員應繳未繳清單與金額,列為應收帳款。作為理事會催繳依據。 6.銀行收支:[預計 9月份掛上]          列出銀行存款存款科目所有的往來交易,與結餘。提供核對銀河存摺使用。 2024-25 年度擔任 社財務職務,感謝 啟禾扶輪社 理事會支持帳務e化,得以順利開發本系統。 3510地區各社對社導入財務系統有興趣的 社,歡迎跟我聯絡,協助開通使用。  

年度社組織建立管理推動說明

2023-24年度 將地區E化從活動紀錄推廣,開始進入地區行政與社務的整合。 將所有未來三年可能的地區與社務運行和流程。規劃納入地區e化功能範疇。 如下圖示意 如屬上半部整合地區相關的功能由地區經費統籌支付,社使用無須繳納。 社組織建檔(後台): [屬整合地區社務] 完成建檔後,將可提供整合社網站,同步呈現社員正確資料,如有補入可公開職業名錄資料,亦可整合職業服務提供相關查詢服務與協助產出社員名錄電子檔。 對外地區提供社網站 [社使用] 僅公開 提供相片、社員姓名與同意公開的職業名錄(未提供則不呈現)。 另也提供例會管理與出席調查系統供社進行例會調查報名管理。此功能為 [社務管理] 所開發使用,簡化報名統計與公告。 各扶輪社 [社務、例會、帳務管理] 將依照使用各社訂定分攤,推廣期間2023-24年度免費使用,明年依照今年雲端使用量與計費,進一步計算未來各社預計分攤費用進行收費。